Deskundige Administratie bij Communicatie & Citymarketing

Inleidend tekstje

Stad Brugge organiseert een interne oproep voor een Deskundige Administratie bij Communicatie & Citymarketing (salarisschaal B1-B3 - solliciteren VOOR 3 mei).

Wil jij deel uitmaken van een dynamisch team dat zich inzet voor een goed geïnformeerde stad? Heb je een passie voor administratie en financiën en ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging? Dan is deze functie iets voor jou!

Wat is jouw rol?

Als Deskundige Administratie zal je een sleutelrol vervullen in het ondersteunen van de werking en dienstverlening van Communicatie & Citymarketing. Je zal verantwoordelijk zijn voor volgende taken:

• Algemene administratie
  • Je ondersteunt de opmaak en opvolging van CBS- en GR-dossiers en -besluiten van de dienst;
  • Je staat in voor een goede opvolging en correct verloop van algemene administratie: algemene vragen, klachten ombudsman, schriftelijke vragen raadsleden, …
  • Je volgt beleidsrapportering op (o.a. financiën, HR, budget, strategie, …)
  • Je overlegt met de collega’s binnen de dienst en met verwante diensten (financiën, personeel & organisatie en opdrachtencentrale);
  • Je onderhoudt contact met klanten (aannemers, dienstverleners en leveranciers).
• Administratieve ondersteuning op vlak van overheidsopdrachten, financiën en HR
  • Je assisteert bij de financiële transacties binnen de diverse afdelingen en teams van de dienst;
  • Je volgt de financiële en HR-processen (onboarding, overuren, …) van de dienst op en werkt, samen met het administratief team, efficiënte en effectieve oplossingen uit;
  • Je bent het aanspreekpunt voor collega's van de dienst bij het opmaken van bestekken voor overheidsopdrachten, en staat in voor de administratieve opvolging. Je vormt ook de brug naar de Opdrachtencentrale;
  • Je adviseert HR-vragen en -dossiers op correcte wijze, in overleg met P&O.
• Voorbereiden, opmaken, uitvoeren en opvolgen van het budget van de dienst
  • Je zorgt voor opmaak en beheer van het budget en de jaarafsluiting van de dienst in de stadsboekhouding (inhoudelijke insteek door het diensthoofd).
  • Je werkt in overleg samen met de dienst Financiën en de financiële verantwoordelijken van andere diensten.
  • Je werkt actief mee aan de opmaak van de meerjarenplanning en de hieraan gekoppelde herzieningen voor de dienst;
  • Je maakt de toelichting bij het budget op, in samenwerking met het diensthoofd en de coördinatoren;
  • Je zorgt voor de invoer, opvolging en actualisering van financiële data in het softwareprogramma van de financiële dienst;

Voor meer info kun je steeds de functieomschrijving consulteren.

Wat verwachten we van jou? (Extern)

/

Wat verwachten we van jou?

• Je bent op vandaag aan de slag bij de Stad op B1-B3.
• Je hebt een goede kennis van de wetgeving en reglementering inzake BTW en (gemeente)boekhouding;
• Je verwerft en onderhoudt kennis inzake: het Decreet Lokaal Bestuur, de wet op de overheidsopdrachten en de interne administratieve procedures en dienstvoorschriften;
• Je hebt relevante en nuttige kennis van de courante informaticatoepassingen;
• Je communiceert correct en helder, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent stressbestendig en kan flexibel inspelen op last minute opdrachten;
• Je hebt een hands on-mentaliteit en bent bereid om ook zelf de handen uit de mouwen te steken.
  

Wat bieden wij jou aan? (Extern)

/

Wat bieden wij jou aan?

• De mogelijkheid om een nieuwe uitdaging aan te gaan binnen Communicatie & Citymarketing.
• Het betreft een vacante plaats en de mogelijkheid tot een definitieve overstap.

Hoe ziet de selectieprocedure er uit? (Extern)

/

Hoe ziet de selectieprocedure er uit?

Geïnteresseerde kandidaten die voldoen aan de voorwaarden worden uitgenodigd voor een gesprek op de dienst. Hou er rekening mee dat deze gesprekken al op 6 mei zullen doorgaan. De concrete planning voor jouw gesprek krijg je via de dienst op 3 mei.

Geprikkeld? (Extern)

/

Geprikkeld?

Solliciteren doe je VÓÓR 3/5/2024

Klik op de knop “Solliciteer”. Vul de gevraagde gegevens in en voeg toe:

• CV
• Motivatiebrief

OPGELET : Je ontvangt een bevestigingsmail dat je sollicitatie goed is gelukt. Heb je deze mail niet ontvangen, contacteer ons. Kijk zeker ook in je spamfolder.

Ons contacteren?