Secretariaatscoördinator bij Klant

Inleidend tekstje

Stad Brugge organiseert een interne oproep voor een tijdelijke functie als Secretariaatscoördinator bij directie Klant (salarisschaal C4-C5 - deadline VÓÓR 14 oktober 2026).

Wat is jouw rol?

Als Secretariaatscoördinator ondersteun je het stafteam van directie Klant bij het personeelsbeleid en bij uiteenlopende logistieke en administratieve taken. Je geeft leiding aan het secretariaat en de secretariaatsmedewerker, waarbij je samen voortdurend zoekt naar verbeteringen in de werkprocessen. Zo zorg je voor een efficiënte en klantgerichte dienstverlening aan zowel het stafteam als de medewerkers van directie Klant. Het uiteindelijke doel: elke medewerker en klant een onberispelijke service bieden.

Daarnaast speel je een belangrijke rol in het financieel beleid. Je coördineert de opmaak en opvolging van de budgetten van de diensten binnen directie Klant (Publiekszaken, Burgerzaken en Kwaliteitszorg). Hiervoor werk je nauw samen met de coördinatoren en de directeur, steeds in relatie met het boekhoudpakket van de stad. Je zorgt voor overzicht, volgt het meerjarenplan en de beleids- en beheerscyclus op en maakt de nodige verbindingen tussen de diensten.

Collega’s met budgettaire vragen – bijvoorbeeld in het kader van een project – kunnen steeds op jouw ondersteuning rekenen. Je werkt hierbij constructief, ondernemend en oplossingsgericht, met een positieve ingesteldheid en aandacht voor duurzame samenwerking.

Hieronder kan je wat meer informatie vinden over je takenpakket:

• Leidinggeven en aansturing secretariaat

• Je ondersteunt het stafteam bij de uitvoering van financiële, personele, logistieke en administratieve taken.

• Je coördineert en draagt bij tot het optimaliseren en stroomlijnen van logistieke processen

• Je staat in voor een heldere, correcte en toekomstgerichte budgetstrategie en financiële ondersteuning van directie Klant (en haar onderliggende dienstenstructuur), zodat zowel de dagelijkse werking als de dienstverlening efficiënt en wettelijk onderbouwd kunnen verlopen. Dit omvat zowel de strategische opmaak, uitvoering en opvolging van het budget als de ondersteuning bij financiële handelingen, in overleg met interne en externe stakeholders.

• Verdere toelichting van de verwachte competenties vind je terug in de functieomschrijving.

Deze oproep voor een tijdelijke functie (minstens 2 maand) als Secretariaatscoördinator staat open voor elke medewerker die op vandaag op C-niveau tewerkgesteld wordt bij Stad Brugge.

Wat verwachten we van jou? (Extern)

.

Wat verwachten we van jou?

We zijn op zoek naar een collega met volgende kwaliteiten:

• Je werkt momenteel op C-niveau.
• Je hebt uitstekende kennis van boekhoudkundige technieken, financiële rapportage en financieel management Je kan plannen en organiseren en houdt rekening met wisselende roosters.
• Je hebt grondige kennis van het gemeentedecreet, interne administratieve procedures en dienstvoorschriften..
• Je hebt een hands-on mentaliteit: je gaat praktisch en resultaatgericht aan de slag.
• Je hebt sterke sociale en communicatieve vaardigheden: constructief, klantvriendelijk, oplossingsgericht en met inzicht in klantgericht werken en klantenbinding.

Heb je nog vragen over de inhoud van de job, neem dan contact op met Hans Vancompernolle, Hans.Vancompernolle@brugge.be tel. 050 44 82 28.

Wat bieden wij jou aan? (Extern)

.

Wat bieden wij jou aan?

Een nieuwe rol binnen de stad om tijdelijk (minstens 2 maand) als Secretariaatscoördinator de directie Klant te versterken.

Hoe ziet de selectieprocedure er uit? (Extern)

.

Hoe ziet de selectieprocedure er uit?

Na jouw kandidatuur word je uitgenodigd voor een gesprek. Deze selectiegesprekken gaan door op de dienst zelf in het Huis van de Bruggeling op maandag 19 oktober.

Wil je meer info over de verschillende loopbaanmogelijkheden als medewerker bij Stad Brugge, bezoek dan onze interne jobmarkt.

Wil je meer lezen over het algemene verloop van onze selectieprocedures, neem dan zeker ook een kijkje op onze vacaturesite.

Heb je een beperking of chronische ziekte? We voorzien redelijke aanpassingen zodat dit geen hindernis vormt bij je deelname aan de selectieprocedures. Vul DIT formulier zo volledig mogelijk in en voeg het toe aan jouw kandidaatstelling.

Geprikkeld? (Extern)

.

Geprikkeld?

DEADLINE: VÓÓR 14/10/2026

Klik op de knop “Solliciteer”. Vul de gevraagde gegevens in en voeg toe:

• CV
• Motivatiebrief

OPGELET : Enkel tijdige en volledige kandidaatstellingen komen in aanmerking. Je ontvangt een bevestigingsmail dat je sollicitatie goed is gelukt. Heb je deze mail niet ontvangen, contacteer ons. Kijk zeker ook in je spamfolder.

Ons contacteren?

Ondervind je problemen met het online solliciteren of wens je nog meer info, neem dan contact op met Personeel & Organisatie, t 050 44 96 30, info@werkenbijbrugge.be.