Administratief medewerker aankoop en facility - Vereniging Ruddersstove

Inleidend tekstje

Bij Ruddersstove zoeken we een 80% hands-on duizendpoot die onze dienst Aankoop & Facility ondersteunt. Je bent de schakel tussen onze interne techniekers, het management en externe techniekers. Een job met veel variatie waarbij je zowel met cijfers, administratie als planning bezig bent.

Word jij onze nieuwe administratief medewerker Aankoop & Facility?

Wat is jouw rol?

Facilitair Beheer & Wagenpark:

• Samen met je collega’s ben je het aanspreekpunt voor garages en firma’s voor alle afspraken rond onderhoud, herstellingen en keuringen van ons wagenpark en het gebouw.
• Ook de administratie rond arbeidskledij (PBM’s) en de jaarlijkse controle van de EHBO-koffers neem jij voor je rekening.

Interne Communicatie & Teamwerking:

• Samen met je collega’s zorg je voor een transparante overdracht van informatie binnen het team, houdt de facility-agenda up-to-date en koppelt informatie over herstellingen terug naar de juiste personen.
• Je bent een back-up voor de ondersteunend medewerker op de werkvloer en denkt actief mee tijdens overlegmomenten om de werking van de dienst optimaal te moet houden.
• Je verwerkt de dagelijkse mailbox van facility, beheert de documentatie over installaties en uitrusting en volgt de kilometerstanden op.

Administratie van Aankoop & Facturatie:

• Je maakt bestelbonnen op voor non-food, onderhoud en herstellingen.
• Je houdt het budget bij voor onderhoud & herstellingen.
• Daarnaast verwerk je de aankoopfacturen (food en non-food) in onze digitale programma’s: je controleert, boekt in en koppelt ze correct.

Jouw tewerkstellingsplaats: Vereniging Ruddersstove, Oude Oostendse Steenweg 93b
Website: Ruddersstove

Wat verwachten we van jou?

• Plannen en organiseren: Je brengt structuur aan in een veelzijdig takenpakket en verliest lopende afspraken niet uit het oog.
• Communicatie: Je communiceert vlot en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk, met externe firma's en collega's.
• Nauwkeurigheid: Je werkt kwaliteitsvol en hebt oog voor detail bij het verwerken van facturen en administratieve lijsten.
• Probleemoplossend denken: Je signaleert afwijkingen of defecten en neemt de nodige actie om dit administratief te regelen.
• Teamspirit & Integriteit: Je werkt graag samen, bent discreet en draagt bij aan een positief leerklimaat waarin we van elkaar leren.

Aanwervingsvoorwaarden

• Je beschikt over een secundair (of gelijkgesteld) diploma of je bent laatstejaarsstudent of je slaagt voor een capaciteitstest. Deelnemen aan deze capaciteitstest is mogelijk als je beschikt over 1 jaar relevante ervaring. Besteed in dit geval voldoende aandacht aan de beschrijving van de vereiste relevante ervaring in jouw cv.
• Op het moment van indiensttreding, kan je een blanco uittreksel uit het strafregister voorleggen dat minder dan één maand oud is. Als hier een veroordeling op vermeld staat moet een uitzondering aangevraagd worden bij het bestuur. Contacteer ons tijdig in dat geval.

Wat verwachten we van jou?

• Plannen en organiseren: Je brengt structuur aan in een veelzijdig takenpakket en verliest lopende afspraken niet uit het oog.
• Communicatie: Je communiceert vlot en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk, met externe firma's en collega's.
• Nauwkeurigheid: Je werkt kwaliteitsvol en hebt oog voor detail bij het verwerken van facturen en administratieve lijsten.
• Probleemoplossend denken: Je signaleert afwijkingen of defecten en neemt de nodige actie om dit administratief te regelen.
• Teamspirit & Integriteit: Je werkt graag samen, bent discreet en draagt bij aan een positief leerklimaat waarin we van elkaar leren.

Dit is een reguliere selectieprocedure die in aanwerving, bevordering en interne personeelsmobiliteit toegankelijk is voor de medewerkers van OCMW Brugge, alle welzijnsverenigingen van OCMW Brugge (incl. Mintus) en Stad Brugge.

Aanwervingsvoorwaarden:

• Je beschikt over een secundair (of gelijkgesteld) diploma of je bent laatstejaarsstudent of je slaagt voor een capaciteitstest. Deelnemen aan deze capaciteitstest is mogelijk als je beschikt over 1 jaar relevante ervaring. Besteed in dit geval voldoende aandacht aan de beschrijving van de vereiste relevante ervaring in jouw cv.
• Op het moment van indiensttreding, kan je een blanco uittreksel uit het strafregister voorleggen dat minder dan één maand oud is. Als hier een veroordeling op vermeld staat moet een uitzondering aangevraagd worden bij het bestuur. Contacteer ons tijdig in dat geval.

Bevorderings-/promotievoorwaarden:

• Voor een bevordering/promotie naar een hoger niveau moet je minimaal 2 jaar anciënniteit hebben in een openbaar bestuur, waarvan minstens 1 jaar in OCMW Brugge, of de welzijnsverenigingen van OCMW Brugge (incl. Mintus) of Stad Brugge.
• Je bent vast benoemd of in dienst gekomen na een reguliere selectieprocedure.

Voorwaarden interne personeelsmobiliteit:

Indien je voldoet aan de voorwaarden voor interne personeelsmobilitieit én je zit op vandaag in een gelijkaardige functie als deze vacature, dan bestaat de selectieprocedure voor jou enkel uit 1 gesprek met de selectiejury. Voor de andere stappen in de selectieprocedure word je vrijgesteld.

• Je bent minstens 1 jaar in dienst in OCMW Brugge of de welzijnsverenigingen van OCMW Brugge (incl. Mintus) of Stad Brugge en zit op vandaag in de graad C1-C2-C3.
• Je bent vast benoemd of in dienst gekomen na een reguliere selectieprocedure.

Uitgebreide informatie over de voorwaarden m.b.t. aanwerving, bevordering en interne personeelsmobiliteit vind je terug op de pagina’s 'informatie voor interne sollicitanten' op deze interne jobsite.
Is er iets niet duidelijk? Neem dan zeker contact met ons op!

Wat bieden wij jou aan?

We bieden jou een 4/5 (80%) contract van onbepaalde duur. Daarnaast nemen we de geslaagde kandidaten op in een werfreserve die 3 jaar geldig is.

Je komt terecht in de weddeschaal C1-C2-C3 met een brutoloon tussen €2007,39 en €3578,97 voor een 4/5de tewerkstelling. Jouw loon hangt af van eventueel over te nemen anciënniteit. Voor een loonsimulatie op maat kan je steeds vrijblijvend contact opnemen.

Daarnaast bieden we jou volgende voordelen:

• 28 betaalde vakantiedagen en 10 feestdagen (voor een voltijdse tewerkstelling)
• maaltijdcheques van €8
• overname van alle openbare anciënniteit en 6 jaar privé-anciënniteit
• gratis hospitalisatieverzekering met de mogelijkheid om ook gezinsleden aan te sluiten
• een fietsvergoeding of gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer en een gratis fietshersteldienst
• de mogelijkheid om een (elektrische) fiets te leasen
• een eindejaarspremie en aanvullende pensioenvergoeding
• een thuiswerkvergoeding of digitaliseringsvergoeding
• een stabiele werkgever met grote maatschappelijke meerwaarde, aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling en oog voor duurzaamheid en innovatie
• gelijke kansen in een inclusieve organisatie waar iedereen zichzelf mag zijn
• een evenwichtige balans tussen werk en privé door plaats- en tijdsonafhankelijk werken
• onze eigen fitness waar je tegen een voordelig tarief gebruik van kan maken (de eerste 3 maanden zijn gratis)

Bekijk al onze troeven hier!

Wat bieden wij jou aan?

We bieden jou een 4/5 (80%) contract van onbepaalde duur. Daarnaast nemen we de geslaagde kandidaten op in een werfreserve die 3 jaar geldig is.

Je komt terecht in de weddeschaal C1-C2-C3 met een brutoloon tussen €2007,39 en €3578,97 voor een 4/5de tewerkstelling. Jouw loon hangt af van eventueel over te nemen anciënniteit. Voor een loonsimulatie op maat kan je steeds vrijblijvend contact opnemen.

Daarnaast bieden we jou volgende voordelen:

• 28 betaalde vakantiedagen en 10 feestdagen (voor een voltijdse tewerkstelling)
• maaltijdcheques van €8
• overname van alle openbare anciënniteit en 6 jaar privé-anciënniteit
• gratis hospitalisatieverzekering met de mogelijkheid om ook gezinsleden aan te sluiten
• een fietsvergoeding of gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer en een gratis fietshersteldienst
• de mogelijkheid om een (elektrische) fiets te leasen
• een eindejaarspremie en aanvullende pensioenvergoeding
• een thuiswerkvergoeding of digitaliseringsvergoeding
• een stabiele werkgever met grote maatschappelijke meerwaarde, aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling en oog voor duurzaamheid en innovatie
• gelijke kansen in een inclusieve organisatie waar iedereen zichzelf mag zijn
• een evenwichtige balans tussen werk en privé door plaats- en tijdsonafhankelijk werken
• onze eigen fitness waar je tegen een voordelig tarief gebruik van kan maken (de eerste 3 maanden zijn gratis)

Bekijk al onze troeven hier!

Hoe ziet de selectieprocedure er uit?

Dit is een reguliere selectieprocedure die bestaat uit volgende onderdelen (data onder voorbehoud):

• Een capaciteitsproef voor wie niet voldoet aan de aanwervingsvoorwaarden: Indien je niet beschikt over het gevraagde diploma, is deelnemen aan de selectieprocedure mogelijk na het slagen voor deze capaciteitsproef. Dit gaat door in de week van 20 april 2026.
• Schriftelijke proef: week van 27 april 2026.
• Mondelinge proef: Data wordt nog verder aangevuld maar wordt geschat rond de week van 11 mei 2026.

Hoe ziet de selectieprocedure er uit?

Dit is een reguliere selectieprocedure die bestaat uit volgende onderdelen (data onder voorbehoud):

• Een capaciteitsproef voor wie niet voldoet aan de aanwervingsvoorwaarden: Indien je niet beschikt over het gevraagde diploma, is deelnemen aan de selectieprocedure mogelijk na het slagen voor deze capaciteitsproef. Dit gaat door in de week van 20 april 2026.
• Schriftelijke proef: week van 27 april 2026.
• Mondelinge proef: Data wordt nog verder aangevuld maar wordt geschat rond de week van 11 mei 2026.

Geprikkeld?

Ben jij de geschikte kandidaat, solliciteer dan ten laatste op woensdag 22 april 2026. We brengen je na de uiterste inschrijvingsdatum verder op de hoogte via mail. Check hierbij zeker ook even je ongewenste e-mail.

Opgelet: breng steeds jouw sollicitatie in orde via de jobsite en voor de uiterste inschrijvingsdatum. Wij aanvaarden geen sollicitaties die te laat of via e-mail of post zijn binnen gekomen.

Misschien maak jij binnenkort deel uit van ons team enthousiaste medewerkers!

Wij baseren ons in onze selecties op competenties en talent, ongeacht leeftijd, geslacht, origine, religie of handicap.

Geprikkeld?

Ben jij de geschikte kandidaat, solliciteer dan ten laatste op woensdag 22 april 2026. We brengen je na de uiterste inschrijvingsdatum verder op de hoogte via mail. Check hierbij zeker ook even je ongewenste e-mail.

Opgelet: breng steeds jouw sollicitatie in orde via de jobsite en voor de uiterste inschrijvingsdatum. Wij aanvaarden geen sollicitaties die te laat of via e-mail of post zijn binnen gekomen.

Misschien maak jij binnenkort deel uit van ons team enthousiaste medewerkers!

Wij baseren ons in onze selecties op competenties en talent, ongeacht leeftijd, geslacht, origine, religie of handicap.

Ons contacteren?

Vragen omtrent de functie-inhoud:
Lieven Astaes, Directeur Ruddersstove
t: 050 32 73 04
m: lieven.astaes@ruddersstove.be

Voor alle andere vragen:
Jessica Vandenberghe, Deskundige rekrutering en selectie
t: 050 32 65 26
m: jessica@selectie.mintus.be

Heb je een handicap, leerstoornis of chronische ziekte, of wens je omwille van andere redenen een aanpassing in de selectieprocedure? Neem contact op met ons.